什么是托管備份，為什么有用？

    Microsoft的標準Office 365服務包括 短期 自助服務選項，可以恢復多種類型的已刪除郵件。在Outlook電子郵件郵箱中，回收站會 保留您刪除的內容，直到將其清空或應用組織策略為止。即使清空回收站后，“已刪除郵件保留時間”也可以給您30天的時間來恢復單個郵件。在您的OneDrive和SharePoint文件集合中，回收站功能可以為您提供長達90天的時間來還原或“取消刪除”單個文件。對于適合在標準時間范圍內進行的單個項目恢復，標準功能可以滿足大多數日常需求。

    但是，我們已經看到了需要還原整個SharePoint庫，整個個人的 OneDrive內容，甚至整個Outlook郵箱或文件夾結構的情況。有時需要發生在 標準的已刪除項目保留期內，但有時沒有。

    備份Office365原因

    1. 意外刪除

    Office 365的分散功能通過在一個站點發生故障的情況下將數據存儲在單獨的物理位置中來保護您的數據安全。 但是，此功能會導致其他地理位置信息的刪除，并且刪除的數據將從Office 365數據中心移除。

    Office 365為Exchange Online，SharePoint Online和OneDrive for Business服務提供了一個回收站，對于意外刪除的項目恢復起到很大的作用，但有一個警告提示：您可以恢復已刪除的項目，但回收站的窗口是有限：

    l 刪除的Exchange Online項目存儲在回收站的時間最多30天（日歷項最多120天）

    l 刪除SharePoint Online和OneDrive for Business文件存儲在回收站的時間最多93天

    保留期限到期后，將無法恢復已刪除的項目。另一方面,備份解決方案可以備份Office365數據并且無限期存儲，具有備份存儲的靈活性。

    2. 內部威脅

    根據Ponemon Institute 2018年內部威脅成本研究，內部人員相關事件的平均成本約為513,000美元。這種事件的發生可能會使一家公司每年損失高達876萬美元，而在北美，這一數字上升到每年1,110萬美元。

    如果不立即恢復數據，則心懷不滿的員工刪除或修改關鍵數據可能會對組織產生財務影響。在某些情況下，這種惡意行為可能很長一段時間都未被發現；到發現之時，恢復任何丟失的數據可能為時已晚。

    擁有多次備份數據的備份解決方案，不僅可以保護您免受外界的惡意攻擊，還可以確保您免受自己員工操作不當或其他因素的影響

    3. 特權賬戶受損

    失去對特權帳戶的控制可能會帶來災難性的后果。因為使用提升特權，可以有效地從Office 365環境中完全刪除數據。進一步從Exchange Online中的第二階段回收站中刪除數據。 只是依靠SharePoint Online和OneDrive for Business來恢復這些電子郵件和文件是不可能的。

    借助和使用功能強大的備份解決方案，可以輕松地檢索數據，并且可以減少Office 365環境的恢復點目標（RPO）。

    4. 增加額外存儲的成本

    隨著時間的流逝，Office365的存儲空間不會隨著Exchange Online 和OneDrive for Business的使用情況而改變。當郵箱和站點中的數據超出計劃的存儲限制時，您必須付費升級計劃才能具有更多的存儲空間。

    使用備份解決方案，您始終可以隨時獲得數據副本以及將其還原，從而無需為更高的訂閱計劃付費。

    5. 來自OneDrive Sync Client的勒索軟件和惡意軟件

    Microsoft的OneDrive Sync Client是一種工具，可以將您的OneDrive數據從云端同步到桌面，反之亦然。 盡管此工具為員工提供了隨時隨地開始工作的靈活性，但也存在被勒索軟件威脅的漏洞。

    如果系統上的勒索軟件攻擊影響了OneDrive for Business同步副本中的文件，則數據將被同步到云中，并且OneDrive for Business環境中的所有數據也將被影響。 即使Microsoft提供了一種檢測勒索軟件并從中恢復的方法，但它也列出了此功能的一些限制：

    l 文件還原使用版本歷史記錄和回收站來還原OneDrive，因此它受到這些相同功能的限制。關閉版本歷史記錄后，“文件還原”則無法將文件還原到以前的版本。

    l 將已刪除的文件從站點集回收站中刪除后，將無法還原，無論是通過手動刪除還是清空回收站。

    l 權限未還原

    l 如果刪除的文件或文件夾被再次上傳，則“文件還原”將跳過該文件或文件夾的還原操作

    擁有備份和恢復解決方案能夠消除這些限制，使您能夠輕松的從任何勒索軟件攻擊中恢復。

    6. 對Exchange Online郵箱的勒索軟件攻擊

    我們大多數人都熟悉勒索軟件對文檔的攻擊，但是對電子郵件的勒索軟件攻擊對于業界來說還是挺新奇的。根據Datto的年度勒索軟件報告，在接受調查的2,400人中提供的信息，有28％的人聲稱看到過SaaS應用程序中的勒索軟件攻擊。其中，將近一半的受訪者表示特定的在Office 365中受到了攻擊，而22％的受訪者受到了G Suite攻擊。 這些攻擊從常規的勒索軟件到云應用上，為了是更多的云應用受到更險惡的影響。

    出于這個原因，每個組織必須具備一次恢復所有Office 365電子郵件的能力。

    7. 不活躍的用戶可能會花掉您一大筆錢

    當有員工離職時，有必要將其所有電子郵件和文檔進行存儲備份，以備將來需要時使用。除非向該員工分配了Office 365許可證，否則在一定的時間過后，將從Office 365服務器中刪除與該帳戶關聯的所有數據。

    組織應該提前使用備份軟件來壓縮和安全地存儲用戶數據，而不是為不活動的用戶許可證付費。

    8. Preservation Lock

    關于保留策略，需要了解最重要一點是，其他版本的任何文件都將計入到您的Office 365帳戶使用的存儲中。因此，保留策略僅在啟用“Preservation Lock”后才有效。

    Preservation Lock是Office 365的一項功能，可確保包括管理員在內的任何人都無法關閉保留策略或更改其限制。創建保留策略后，將無法對其進行修改。但是，Preservation Lock允許管理員通過添加位置或延長其保留期限來擴展保留策略的應用范圍。“Preservation Lock”可防止有惡意的人撤消保留策略。

    但“Preservation Lock”的缺點是，此更改永遠無法撤消。限制性和寬范圍的“Preservation Lock”可能讓您快速用完分配的存儲空間，并且可能被迫從Microsoft購買額外的存儲空間。

    另一方面，第三方備份解決方案具有很大靈活性，可以維護所有文件的副本，同時會在Office 365中使用最少的存儲空間。

    9. 設備丟失或被盜

    Office 365的主要優點是它有很大的靈活性，只要您具有Internet連接和可從中訪問的設備，就能像在公司一樣進行遠程工作。這對于提高員工的生產率對組織來說是一件好事，但IT團隊必須時刻警惕來保護這些附加設備。

    設備丟失或防盜，可能使已登錄的應用程序造成數據事故，管理員需要能夠遠程清除這些設備以防止數據泄露。進行定期備份將使您在用戶獲得新設備時將所有數據還原到該用戶賬戶。

    最佳做法是，我們建議使用功能強大的自動備份服務來補充Microsoft的 回收站和已刪除郵件的恢復功能，該 服務可以 將郵箱，SharePoint文件內容和OneDrive文件內容保留長達一年。這提供了管理的批量還原選項，以幫助查看和恢復關鍵數據。這些備份是 通過與Microsoft分開的云服務使用單獨的存儲進行管理的，因此即使影響Microsoft本身的重大事件 也不一定會導致獨立備份數據丟失。與您的電子郵件和基于云的協作和參考文件對您的組織一樣重要，適當的備份解決方案很有意義。